Ma quali sono i vantaggi o svantaggi di scegliere una naming convention delle utenze SAP rispetto ad un'altra?

• Cosa deve contenere e cosa no?
• La lunghezza? Meglio tutte uguali o diverse?
• Cambio di utenza o rename? 

Dove sono definite le utenze in SAP?

Le utenze sono definite nella tabella USR02, ad eccezione della utenza SAP* che pur esistendo può non essere definita in quella tabella. Quest'ultima infatti è una utenza speciale particolare (vedi qui come gestirla).

La dimensione massima di una utenza in SAP (ABAP) può essere al massimo di 12 caratteri.

È possibile estenderla? No, non è possibile vedi anche nota OSS (1930155 - Is it possible to extend user name length to more than 12 characters in SU01)

Quali possono essere le naming convention?

Esistono molti casi, tra questi anche alcuni casi fantasiosi. Vediamo alcune delle scelte più comuni:

• Iniziale del nome e cognome o viceversa (A,B)
• Utilizzo di un numero progressivo per omonimie (C)
• Utilizzo di un numero progressivo a due caratteri (D)

Ma anche altre casistiche dove l'utenza non è definita dal nome e cognome ma da un attributo ad esempio il reparto o la tipologia del dipendente:

• Anteporre quindi alla Userid un carattere per indicare il tipo dipendente ad esempio: Impiegato, Quadro, Dirigente oppure Operaio (A,B)
• Utilizzare un prefisso con la sigla del reparto, Accounting oppure in italiano Fornitori (C,D), con o meno numeri progressivi per omonimie
• In altri casi altri attributi come ad esempio il paese

Ma anche casi dove la matricola aziendale diventa la userid su ogni sistema. Dall'inizio del rapporto lavorativo (qualsiasi esso sia ovvero lavoro o stage) fino alla cessazione del rapporto lavorativo.

Come viene scelta la naming convention?

Questo può risalire a quando è stato implementato il sistema. Non è impossibile, ma più raro sicuramente, vedere una renaming delle utenze a seguito dell'avvio di un progetto SAP.

In questi casi la scelta della naming può essere frutto di:

• Una scelta frettolosa dell'ultimo momento prima del go-live di SAP
• "Nella società dove ero prima avevano fatto così"
• Da parte del system integrator di turno "noi abbiamo sempre fatto così"

Hai mai fatto un audit del sistema e quindi anche della naming convention delle utenze?

Anche se hai un sistema master ad esempio sistemi di Identity Management potrebbe essere utile farlo. Trova se ci sono difformità!

Ma quali vantaggi e svantaggi?

Perché non utilizzare naming convention con attributi?

Usare il paese, il reparto o attributi analoghi a questi non è mai una buona scelta. Per almeno i seguenti motivi:

• Se un utente cambia mansione?
• Se un utente viene assunto in una società diversa (ma sempre dello stesso gruppo)?
• Se un utente viene distaccato in una filiale estera?
• Se un utente cambia reparto o direzione? Nel caso di questa scelta uso l'italiano o l'inglese come lingua? Accounting o Contabilità, ad esempio?

In tutti i casi sopra, se gli attributi sono tipologia dipendente, società, paese o direzione, dovrà essere necessario cambiare la userid SAP.

In SAP non è possibile effettuare la renaming delle utenze. O meglio, lo era in passato. Vedi anche OSS Note 2784077 - SU01 Rename is disabled in Netweaver 7.1 and higher

Anche la SAP stessa sconsiglia di utilizzare delle utenze "parlanti" OSS Note: 2883989 - Umsetzung von sprechenden Benutzernamen im S/4HANA OP"

Ma allora conviene utilizzare solo nomi e cognomi ed un progressivo?

• Se siamo in paesi spagnoli o sud americani, dove i nomi e cognomi sono diversi? Quante probabilità ci sono di creare utenti doppi e di fare confusione?
• Se ci sono caratteri particolari (es.. ç à ù)?
• Leggi qui come fare: 1731549 - Restricting the character repertoire for user names
• È inoltre possibile attraverso un apposito report (RSUSR_FIND_NAMES_FAILING_RULES) verificare che ci sono caratteri speciali usati prima di applicare le restrizioni oppure tramite transazione SEC_SUPPORT. 3386173 - Check report (user name and group name rules)
• Come vengono gestite le omonimie?
• Nei paesi anglosassoni è previsto il cambio del cognome per le donne sposate (in questo caso serve cambiare l'utenza se lo si è utilizzato nella naming)
• E se ci sono dei nomi e cognomi la cui unione genera parole indesiderate? Ad esempio la naming potrebbe essere 4 lettere del cognome ed una del nome. Come diventerebbe l'utenza di PIRLo Andrea? Ma possiamo fare anche altri esempi, non solo in italiano, come sarebbe la naming convention dell'utente MERigo DAmiano?

Che bello ogni mattina dover digitare un epiteto al posto del proprio nome.

La follia del cambio utenza. Ma quanto tempo si perde a cambiare le utenze seguendo magari la naming convention basta su attributi citati sopra (società, tipo dipendente, reparto etcc)?

Cosa comporta questo per gli utenti? Nell'ottica dell'introduzione di un sistema di Identity Management che impatti ha?

Quali sono i punti di attenzione quando si decide di cambiare la naming di una utenza? Perché è previsto dal proprio modello (e quindi può capitare spesso) oppure per una renaming massiva

• Varianti, ovvero le configurazioni che ogni utente si è salvato come default di alcune transazioni
• Preferiti, ovvero le transazioni usate più spesso
• Settaggi personali non legati a varianti o parametri utenti
• Eventuali workflow approvativi, che devono essere spostati da utene vecchio a quello nuovo
• Eventuali tabelle custom o standard popolate (es. set o query, gruppi utenti, profili strutturali)
• Eventuali posizioni organizzative dove è stato associato l'utente (ambito HR o HCM)
• Correzione dei dati HR ad esempio per l'infotype 0105, ovvero il legame tra il dipendente e l'utenza SAP.
• Eventuali job periodici a nome dell'utente. Tramite questo programma puoi cambiare massivamente gli step di job pianificati: BTC_MASS_JOB_CHANGE (1532884 - Mass changes of jobs)

Il processo che utilizzi oggi funziona davvero? Fino a quando puoi permetterti di gestirlo e quanto ti costa? Riesci a misurarlo?

E se un utente per un periodo deve lavorare su entrambe due direzioni diverse (tieni attive due utenze) se hanno la naming per reparto o direzione? Questo può avere un impatto sul lincensing SAP.

Io sono per definire una naming che:

• non sia legata ad attributi come paese, direzione o altro
  • Per questo si può usare il gruppo utenti in anagrafica o altri attributi ad hoc
• sia uguale per tutti, come dimensioni, senza eccezioni, almeno per utenze reali
  • Questo facilita i controlli
• non sia legata a nomi e cognomi
  • Per evitare casi di omonimie, soprattutto in paesi diversi da quelli italiani
• sia tale dall'ingresso in azienda fino all'uscita
• Valuta inoltre l'utilizzo di soluzioni Single Sign On

La matricola aziendale a mio avvio è una delle scelte che adotterei. Scrivi nei commenti cosa ne pensi tu!

Non abbiamo parlato della naming convention delle utenze tecniche. Ma per questo ci sarà occasione in un altro articolo.